Si tienes una empresa o negocio, o estás pensando en crear alguno, de seguro ya sabes sobre la contabilidad electrónica. Con las nuevas tecnologías, no solo se ha desarrollado la publicidad y la comunicación de las empresas, sino también cómo llevamos los registros financieros. Esta transformación ha sido muy beneficiosa para la agilización de procesos, pero también era necesario dejar los papeles atrás.
Actualmente, en muchos países se exige a las empresas que lleven su registro contable de forma electrónica. México es uno de estos, ya que en el año 2014 se realizó una reforma y se estableció este método de forma obligatoria para cualquier empresa. Pero, ¿qué pasa si estás comenzando y aún no sabes mucho sobre el tema? ¿Cuáles son las ventajas de llevar la contabilidad electrónica correctamente? ¿Cuáles son las sanciones establecidas por el SAT respecto a la contabilidad electrónica?
Importancia de implementar correctamente la contabilidad electrónica
Como ya hemos mencionado, la contabilidad electrónica se ha vuelto necesaria para la agilización de todos los procesos. Es una forma más organizada y segura de llevar todos los registros, y además, puede hasta reducir costos a la empresa. Aunque no parezca, llevar la contabilidad de forma electrónica otorga una gran cantidad de beneficios:
- Reducción del tiempo: llevar todos los registros de forma electrónica te permitirá ahorrar una gran cantidad de tiempo. Todos los cálculos los puede realizar un software en cuestiones de segundos, además puede generar informes, facturas y estados. Esto también abarca todo el proceso de declaraciones y cualquier requerimiento del SAT, que además podrás enviar por internet. Software como MisKuentas son muy completos y siempre están actualizados a cualquier actualización del SAT.
- Reducción de costos: el método electrónico también te permite ahorrar dinero, ya que podrás prescindir de personal administrativo y ya no deberás comprar cientos de libros contables ni tener miles de papeles. Todo lo podrás manejar a través del software y este mismo realizará la mayoría de los cálculos y procedimientos que necesites.
- Información resguardada: una gran ventaja de llevar todos los registros de forma electrónica es que estos se pueden guardar en nubes. Estas son servicios especiales que ofrecen la gran mayoría de los software para que tu información siempre esté guardada en un lugar seguro e incorruptible.
- Sincronización automática: algo que permiten los softwares contables es la sincronización automática en todos los dispositivos necesarios. Esto es muy útil para consultar cualquier información desde cualquier dispositivo autorizado, en cualquier lugar y en cualquier momento.
- Privacidad garantizada: una gran mayoría de software utilizan un sistema de encriptación para enviar los archivos. Esto permite que la información que envíes o recibas sea completamente ajena para aquéllos que no posean autorización.
- Reducción del espacio: lo bueno de contar con la contabilidad de forma electrónica es que todo se encuentra en el mismo sitio y es de fácil acceso. Todo lo que necesitas está en una computadora, lo cual reduce la cantidad de libros contables que anteriormente se necesitaban.
¿Qué ocurre cuando no se implementa correctamente la contabilidad electrónica?
Como es de esperarse, el SAT tiene varias sanciones para aquellos que no cumplan con los requerimientos establecidos. Estas pueden ir desde pequeñas multas, hasta meses o años de prisión. Esto depende de la gravedad del delito y de si el caso se presenta por primera vez o es reincidencia.
El simple hecho de no enviar la contabilidad en el periodo establecido será multado en un rango entre los 5 mil y los 15 mil pesos. También, de no ser integrada la contabilidad como es señalada en la fracción I del artículo 28 del CFF, la multa va desde los $31,000 hasta los $54,000. En caso de que esta última sea una reincidencia, podrá ser clausurado el establecimiento hasta 15 días.
Por supuesto, aquellos delitos que incluyen la falsificación o la alteración de datos son sancionados con mayor gravedad. Las multas pueden ascender hasta los $70,000 o pueden sancionarse con meses o años de prisión.
Es por esto que llevar la contabilidad de forma electrónica es importante. Entregar todos los requisitos en el tiempo determinado, con los formatos adecuados y por las vías autorizadas es la única forma de evitar cualquier tipo de multa. Tener conocimiento pleno de todos estos detalles será muy importante para cualquier empresa, especialmente las PyME.
Adentrándonos en la contabilidad electrónica
Si estás comenzando tu negocio, entonces el primer paso es informarte todo lo posible al respecto para evitar cualquier sanción. Por ejemplo, debes saber que si tu empresa no genera ingresos mínimos de 2 millones de pesos, entonces la contabilidad electrónica no es obligatoria.
Es necesario informarse de lo más básico de contabilidad electrónica. Con esto nos referimos a tener nociones de cálculos pertinentes; las actualizaciones recientes del SAT; los programas de contabilidad electrónica más usados; los formatos indicados para cada procedimiento, como las declaraciones, facturación, etc. Sin embargo, si no sabes por dónde empezar, no te preocupes. Puedes revisar este artículo que explica de una forma muy simple todo lo que necesitas saber.
Tener estos conocimientos te dará una base necesaria para empezar tu negocio correctamente. Además, unas vez conozcas cuáles son los servicios exactos que necesitará tu empresa, podrás elegir el software de contabilidad electrónica que más se adapte a ti. En este artículo encontrarás una comparación detallada de los 4 software más utilizados y que probablemente se adapten a ti.
