El sistema de Aspel COI 7.0 de información contable y contabilidad electrónica ya tiene una actualización que cuenta con los nuevos cambio del Anexo 24 de la Resolución de la Miscelánea Fiscal para 2017 de la contabilidad electrónica . Estos requerimientos que pide la autoridad van ir siendo aplicados a la versión 8.0 la cual generará la nueva versión de la contabilidad electrónica la 1.3.
En la actualización o cambio de versión se realiza la conversión de 3 parámetros esenciales del sistema que son: los Datos, la Configuración y los Perfiles de usuarios (este incluye los usuarios). Esta actualización es por empresa, lo que permite en el proceso cambiar de número de empresa registrada de una versión a otra.
Para poder realizar correctamente esta actualización se deben de seguir los siguientes pasos:
1.- Primeramente se debe identificar qué tipo de licencia es con la que se cuenta, puede ser en renta o comprada.
- si es comprada se debe adquirir la licencia en actualización de la licencia base como de los usuarios adicionales con los que se cuenten.
- si es en renta o suscripción se debe de solicitar la licencia actualizada desde el escritorio de servicios donde tiene contratada la licencia de Aspel COI 7.0.
- Antes de realizar la instalación de la nueva versión, se debe generar un respaldo de cada una de las empresas contenidas en el sistema o bien de todo el Directorio de Archivos (DAC) en una ubicación diferente a la del DAC (se puede hacer en .zip o .rar para proteger su integridad).
- En esta actualización deberá renombrar la carpeta de perfiles antes de instalar, la cual se encuentra dentro del directorio de archivos.
- Posteriormente se debe instalar la versión Aspel COI 8.0 sin desinstalar la versión 7.0. El instalador lo puede descargar directamente del centro de descargas Aspel. Se recomienda que el instalador se ejecuta como administrador con clic derecho sobre él se muestra esta opción.
- Durante la el proceso de instalación el sistema lo irá guiando para diversas configuraciones como lo son: Ruta de instalación y manejador de bases de datos; la ruta del DAC no a permitirá modificar puesto que es la misma para todos los sistemas. Se recomienda que se dejen los parámetros por default, a menos que el manejador que utilice para su sistema anterior sea SQL en cuyo caso debe elegirlo durante este proceso la opción avanzada para seleccionarla.
- Una vez terminada la instalación se crea el icono de la nueva versión del sistema, al ejecutarlo se recomienda se haga como administrador con clic derecho sobre él. Al iniciar aparecerá el asistente para activar en el cual se deben llenar los datos con la licencia de actualización y datos de registro y contacto del sistema.
- Al finalizar la activación el sistema mostrará una ventana con información de lo nuevo de la versión, podrá cerrar esta ventana o bien ir pasando las ventanas hasta llegar al final de esta pequeña presentación de la nueva versión.
- Posteriormente se muestra la ventana para ingresar al sistema, por default el sistema agrega a el usuario administrador el cual tiene por contraseña default “Aspel1” o se puede ingresar sin escribir contraseña. Al ingresar el sistema mostrará por primera vez el asistente de configuración de base de datos con el que podrá realizar la actualización de la versión Aspel COI 7.0 a la Versión Aspel COI 8.0. Este proceso se llama traducción de Datos los cuales se pueden hacer de dos formas:
- Traducción Directa- En el asistente de traducción de empresa de datos se selecciona la opción de “Traducción de una versión anterior” y en la opción de empresa se selecciona el mismo número de empresa destino es el mismo numero de empresa que se está generando. Ejemplo seleccionamos la Empresa 1 si estamos en creando la Empresa 1.
- Traducción Cruzada – En el asistente de traducción de empresas de datos se selecciona la opción de “Traducción de una versión anterior” y en la opción de empresas se selecciona la empresa que quiere que quede en la empresa destino que se está generando. Ejemplo seleccionamos la Empresa 3 cuando estamos generando la Empresa 2.
- Al finalizar la traducción de la empresa (después de algunos minutos, dependiendo la cantidad de información) y contando con que el sistema no haya mostrado ningún error en la ventana de detalles del proceso se deben de configurar los parámetros de la empresa, así como los perfiles a traducir.
- Al finalizar las configuraciones se debe renombrar nuevamente las carpetas de perfiles, de manera que quede la anteriormente renombrada en el paso 3, esto evitara que se pierdan sus perfiles anteriores.
Este proceso recordemos que se realiza por empresa, se debe realizar en cada empresa y se deben de configurar los nuevos parámetros de los diferentes cambios aplicados a la nueva contabilidad electrónica.
